Datenschutzhinweise für Bewerberdaten

Datenschutzhinweise für Bewerber

Stand: 05.07.2018

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen. Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unseren allgemeinen Datenschutzhinweisen.

1. Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrecht ist die

Utimaco Management GmbH
Germanusstraße 4
52080 Aachen

+49241-16960

Die Kontaktinformationen unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie unter Ziffer 9.

Sie finden weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten in unserem Impressum unserer Internetseite:  https://www.utimaco.com/legal/.

2. Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Sofern Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, also besonders sensible Daten, mitgeteilt haben (z.B. Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, Grad der Behinderung), werden diese von uns aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, um Ihre Bewerbung im Bewerbungsverfahren berücksichtigen zu können. Die Daten besonderer Datenkategorien werden von uns bei der Auswahlentscheidung grundsätzlich nicht berücksichtigt, es sei denn, die Berücksichtigung ergibt sich aus einer gesetzlichen Verpflichtung. Wir bitten daher darum, von der Mitteilung dieser Daten an uns grundsätzlich abzusehen.

Sie haben die Möglichkeit über den Button „LinkedIn Profil verwenden“ bestimmte Daten aus Ihrem LinkedIn-Profil durch Eingabe Ihrer Login-Daten bei LinkedIn direkt in das Bewerbungsformular übertragen zu lassen. Sofern Sie sich für diese Funktion im Rahmen des Bewerbungsprozesses entscheiden, werden Sie nach Klick auf die Webseite des Netzwerks LinkedIn geleitet. Anbieter ist die LinkedIn Corporation, 2029 Stierlin Court, Mountain View, CA 94043, USA. Diese Daten werden nach Eingabe der Login-Daten und Erteilung Ihrer Zustimmung zur Übertragung automatisch in das Bewerbungsformular eingetragen. Die Daten werden dabei einmalig übertragen. Eine dauerhafte Verbindung zu LinkedIn findet nicht statt. Sie können diese Daten jedoch im jeweiligen Textfeld löschen. Erst mit Absendung des Bewerbungsformulars zum Zwecke der Bewerbung, erhalten wir die von Ihnen ausgewählten und angegebenen Daten. Durch die Verwendung von LinkedIn können folgende Daten von uns erhoben werden:

  • Name
  • Profilbild
  • Slogan
  • Aktuelle Positionen
  • Ort
  • Link zu Ihrem LinkedIn-Profil

Bei der Verwendung der Services von LinkedIn werden von LinkedIn Daten verarbeitet. Hierzu zählen Login-Daten, Informationen über den Gerätetyp, Seitenbesuche und IP-Adressen. Zudem verwendet LinkedIn Cookies, also kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die beispielsweise eine Wiedererkennung bei erneuten Seitenbesuchen zulassen.

Die Daten werden von LinkedIn unter Beachtung des „EU-U.S.-Privacy Shield“ gespeichert. Die LinkedIn Corporation ist nach den Vorgaben des Privacy Shield zertifiziert (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000L0UZAA0&status=Active). Laut EU-Kommission ist bei einem Unternehmen, das auf der „Privacy Shield Liste“ steht, grundsätzlich davon auszugehen, dass dieses ein angemessenes Datenschutzniveau bietet.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei LinkedIn finden Sie unter https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy.  

3. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre Daten, um berechtigte Interessen des Verantwortlichen oder von Dritten (z.B. deutschen Tochtergesellschaften der Utimaco GmbH) zu wahren. Ein solches berechtigtes Interesse besteht insbesondere, wenn die Verarbeitung Ihrer Daten für einen konzerninternen Datenaustausch zu Verwaltungszwecken (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO) erfolgt.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Bewerbungsverfahrens der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht und dem Sozialrecht. Dies erfolgt auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG n.F.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a), Art. 88 Abs. 1, 2 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2, Abs. 2 BDSG beruhen.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten. Dies erfolgt, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

4. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.

Von Bewerbern, die an einem Vorstellungsgespräch in unserem Hause teilgenommen haben, speichern wir aus Gründen der Bearbeitung etwaiger Reisekostenerstattungen die hierfür notwendigen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist. Diese beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.

5. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess einen spezialisierten Software-Anbieter. Dieser wird als Dienstleister für uns tätig und kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege der Systeme ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten. Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt.

Ihre Daten werden für die Besetzung von Stellen in der gesamten Unternehmensgruppe (Utimaco GmbH, Utimaco Management GmbH, Utimaco IS GmbH, Utimaco TS GmbH) erhoben. Ihre Daten werden den zuständigen Entscheidungsträgern der jeweiligen Konzerngesellschaften zur weiteren Durchführung des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt.

Zudem werden Ihre Daten innerhalb der Unternehmensgruppe an andere Konzerngesellschaften übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen wahrnehmen (z.B. IT-Dienstleistungen, Recruiting etc.).

In der gesamten Unternehmensgruppe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

6. Wo werden die Daten verarbeitet?

Die Daten werden von uns ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.

7. Ihre Rechte als „Betroffener“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Findet die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO statt, beispielsweise, wenn die Datenverarbeitung nicht der Begründung des Beschäftigungsverhältnisses, sondern zur Wahrung berechtigter Interessen unsererseits dient, so können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gleiches gilt für das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns jederzeit unter der in Ziffer 9 genannten Adresse kontaktieren.

8. Widerruf der Einwilligung

Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen. Für den Widerruf nutzen Sie bitte die Kontaktdaten unter Ziffer 9.

9. Unser Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

Utimaco Management GmbH
– Datenschutzbeauftragter –
Germanusstraße 4
52080 Aachen
E-Mail: dataprotection-NOSPAM-utimaco.com

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl für den Datenschutz zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzbehörde ist die

Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit
in Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel.: 0211-38424-0


 

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